O que é implantação de sistema?
É o trabalho de colocar um sistema em uso numa operação que já existe. Começa depois da escolha e do contrato, e termina quando a rotina da equipe acontece dentro do sistema, sem controle paralelo.
Instalar e implantar são coisas diferentes. Instalar é deixar o sistema disponível, com acesso criado. Implantar inclui configurar as regras do negócio, trazer os dados, treinar as pessoas e acompanhar o começo do uso.
Quais são as etapas da implantação de um sistema?
A divisão abaixo é uma forma de organizar o trabalho. O nome e a ordem das etapas variam de um fornecedor para outro.
- Levantamento. Como o trabalho acontece hoje, com as exceções. É o mesmo trabalho de um mapeamento de processos.
- Desenho. O que o sistema vai cobrir na primeira versão e o que fica para depois.
- Configuração. Cadastros, perfis de acesso, regras, modelos de documento.
- Carga de dados. Trazer clientes, produtos, saldos e históricos do sistema ou da planilha anterior.
- Testes com casos reais. Rodar no sistema pedidos e situações que já aconteceram, inclusive as exceções.
- Treinamento. Por função, com a tela que cada pessoa vai usar.
- Virada. O dia em que o sistema passa a ser o lugar oficial do trabalho.
- Acompanhamento. As primeiras semanas, com alguém disponível para dúvida e ajuste.
As etapas se sobrepõem. O treinamento, por exemplo, pode usar os dados já carregados da própria empresa.
O que fica com a empresa e o que fica com o fornecedor?
| Etapa | Fornecedor | Empresa |
|---|---|---|
| Levantamento | Conduz as conversas e documenta | Indica quem conhece cada processo e libera tempo dessas pessoas |
| Desenho | Propõe o escopo da primeira versão | Decide as prioridades e aprova o escopo |
| Configuração | Executa | Responde às dúvidas de regra que aparecem |
| Carga de dados | Importa e aponta inconsistências | Entrega os dados e decide o que fazer com cadastro duplicado ou incompleto |
| Testes | Prepara o ambiente e corrige | Escolhe os casos reais e valida o resultado |
| Treinamento | Ministra | Garante presença e define quem tira dúvida depois |
| Virada e acompanhamento | Acompanha as primeiras semanas e ajusta | Comunica a data e desliga o controle antigo |
Vale planejar a coluna da direita com o mesmo cuidado da outra. Quase todas as tarefas dela são de decisão, e dependem de alguém da empresa com autoridade para decidir. A exceção é a entrega dos dados, que pode pedir apoio técnico.
Preciso ter alguém de TI para implantar um sistema?
Depende de onde o sistema roda e do que ele precisa acessar. Quando o sistema é oferecido como serviço, pela internet, a infraestrutura e as atualizações ficam com o fornecedor, e a implantação tende a pedir menos de TI.
Algumas situações costumam pedir apoio técnico do lado da empresa, próprio ou terceirizado: integração com outro sistema que ela já usa, regras de acesso e de segurança da rede, e extração de dados do sistema antigo.
O que a implantação sempre pede é um responsável interno pelo projeto: alguém que conhece a operação, tem tempo reservado e pode decidir. Essa pessoa vem da área que vai usar o sistema.
Quanto tempo leva? Um cronograma de exemplo
O prazo depende do tamanho do escopo, da qualidade dos dados e da disponibilidade das pessoas da empresa. O cronograma abaixo é fictício e serve para mostrar o formato e as dependências.
| Semana | Etapa | Depende de |
|---|---|---|
| 1 e 2 | Levantamento e desenho | Agenda das pessoas que conhecem o processo |
| 3 e 4 | Configuração | Respostas às dúvidas de regra |
| 4 e 5 | Carga de dados | Dados entregues e revisados pela empresa |
| 6 | Testes com casos reais | Validação da empresa |
| 7 | Treinamento | Presença da equipe |
| 8 | Virada e início do acompanhamento | Controle antigo desligado |
No exemplo, todas as linhas dependem de alguma entrega da empresa. Um atraso na agenda da semana 1 tende a empurrar as seguintes.
Por que uma implantação atrasa ou não pega?
- Ninguém da empresa tem tempo reservado. O projeto disputa agenda com a rotina e perde.
- As exceções aparecem só nos testes. O levantamento registrou o caminho normal e deixou de fora o que acontece uma vez por semana.
- Os dados chegam sujos. Cadastro duplicado, campo vazio, código que mudou de significado ao longo dos anos.
- O escopo cresce durante o projeto. Cada reunião acrescenta um pedido, e a primeira versão não fecha.
- A planilha antiga continua valendo. Enquanto houver dois lugares oficiais, a equipe tende a usar o que já conhece.
O último ponto dá um critério prático: se, passadas as primeiras semanas, a equipe ainda mantém o controle paralelo, a implantação não terminou.
O que perguntar ao fornecedor antes de assinar
- O que está incluído na implantação e o que é cobrado à parte?
- Quem do lado de vocês conduz o projeto, e essa pessoa muda depois da venda?
- O que vocês precisam da minha equipe, em horas por semana, e de quem?
- Como os dados do sistema atual entram no novo, e quem confere?
- O que acontece quando aparece uma regra do meu negócio que o sistema não cobre?
- Depois da virada, quem atende as dúvidas e por quanto tempo?
- Se eu sair, como recebo os meus dados e em que formato?
A quinta pergunta separa bem os tipos de fornecedor. As respostas variam bastante de um fornecedor para outro: adaptar o processo, configurar, abrir um novo escopo. Vale ouvir a resposta com um caso concreto da sua operação. Sobre a escolha entre os caminhos, veja as opções de sistema para a empresa.
Como a Equilibria Tech trata isso
A Equilibria Tech constrói sistemas personalizados: o sistema que roda a operação da empresa, construído em cima do processo que ela já tem e calibrado com as regras do negócio. É um produto: uma plataforma da Equilibria, já validada em produção e calibrada com as regras de cada cliente. A mesma plataforma está em uso na OSP (contabilidade consultiva) e no Espaço Barão (eventos), configurada para cada operação.
Dizer como a operação funciona e decidir as regras continua sendo trabalho da empresa, e vem antes do sistema.