O que é software personalizado?
É um sistema ajustado ao jeito como a empresa trabalha: os cadastros, as regras de preço, as etapas de aprovação, os documentos que ela emite. No mercado, o mesmo assunto aparece com outros nomes, como software sob medida ou sistema por encomenda.
O oposto é o sistema de prateleira, feito para servir a muitas empresas do mesmo jeito. Ele tende a ser mais barato e mais rápido de colocar em uso, e pede que a empresa adapte o processo ao que ele faz.
Quais são os caminhos para ter um software personalizado?
São três, e a mesma empresa pode usar mais de um: um sistema de prateleira para o financeiro, por exemplo, e outro caminho para a operação que a diferencia.
| Caminho | O que é | Faz sentido quando | Ponto de atenção |
|---|---|---|---|
| Sistema de prateleira configurado | O sistema de mercado, ajustado até onde as opções dele permitem | O processo é parecido com o de outras empresas do setor | O limite da configuração. O que passa dele vira planilha ao lado |
| Produto de setor calibrado | Um sistema feito para um segmento, configurado com as regras da empresa | O setor tem regras próprias e a empresa prefere partir de algo que já funciona em outras empresas do segmento | Verificar se o produto já está em uso no setor e o que acontece quando surge uma regra que ele não cobre |
| Desenvolvimento próprio | Um sistema escrito para a empresa, por uma equipe interna ou contratada | A regra é única e central para o negócio, e há orçamento para construir e manter | Prazo, custo de manutenção e dependência de quem escreveu o sistema |
A escolha pesa nos anos seguintes à implantação. Todo sistema precisa de manutenção, ajuste e evolução, e cada caminho distribui esse trabalho de um jeito diferente entre a empresa e o fornecedor.
Quando vale a pena ter um sistema personalizado?
Alguns sinais indicam que o sistema de prateleira chegou ao limite naquela parte da operação:
- Planilha paralela. A equipe mantém ao lado do sistema uma planilha com o que ele não registra.
- Regra que mora numa pessoa. Um cálculo, uma exceção ou uma aprovação que só alguém sabe fazer.
- Sistemas que não conversam. O mesmo dado é digitado em dois lugares, e os números não batem.
- Processo adaptado ao sistema. A empresa deixou de fazer algo que fazia bem porque o sistema não comporta.
Os sinais apontam para a parte da operação em que o custo de contornar o sistema já aparece todo dia, e é ali que a decisão faz sentido. Antes de decidir, vale mapear o processo dessa parte.
Quanto custa um software personalizado?
Este artigo não traz valores: o preço depende do escopo, do caminho escolhido e do fornecedor. O que dá para comparar é a composição do custo, que vai além da contratação:
| Componente | O que entra |
|---|---|
| Implantação | Levantamento, configuração ou construção, carga de dados, testes e treinamento |
| Uso | Licença, assinatura ou hospedagem, conforme o caminho |
| Manutenção | Correções, atualizações e a infraestrutura que mantém o sistema no ar |
| Evolução | Regras novas, mudanças de legislação, novos processos |
| Tempo da equipe | As horas de quem conhece a operação, na implantação e nos ajustes |
O sistema de prateleira costuma ter o menor custo de entrada, e a planilha ao lado dele também custa, em horas. No desenvolvimento próprio, a manutenção fica com a empresa ou com quem ela contratar. Peça ao fornecedor que diga, por escrito, quem paga cada linha da tabela.
Quais são os riscos, e como reduzir cada um?
- Escopo que cresce. Comece pela parte que mais pesa e deixe o resto para uma segunda etapa.
- Sistema testado só no fim. Peça para ver o sistema funcionando com casos reais da operação durante o projeto, não só na entrega.
- Dependência de quem fez. Combine em contrato como a empresa recebe os próprios dados, em que formato, se decidir sair.
- Regra que ninguém escreveu. As exceções aparecem tarde quando o levantamento registra só o caminho normal. Padronizar o processo antes ajuda.
O roteiro de perguntas para o fornecedor, etapa por etapa, está em implantação de sistema.
O que perguntar antes de escolher o caminho?
- Qual parte da operação precisa seguir o nosso processo, e qual pode seguir o padrão do mercado?
- O que acontece quando aparece uma regra que o sistema não cobre: configuração, novo escopo ou mudança no processo?
- Quem mantém o sistema depois da implantação, e quanto isso custa por ano?
- O sistema já está em uso em outra empresa? Dá para ver funcionando?
- Como recebemos os nossos dados se decidirmos sair?
A segunda pergunta costuma separar bem os caminhos. Vale fazê-la com um caso concreto da sua operação, e ouvir o que o fornecedor faria naquela situação.
Como a Equilibria Tech trata isso
A Equilibria Tech constrói sistemas personalizados: o sistema que roda a operação da empresa, construído em cima do processo que ela já tem e calibrado com as regras do negócio. É um produto: uma plataforma da Equilibria, já validada em produção e calibrada com as regras de cada cliente. A mesma plataforma está em uso na OSP (contabilidade consultiva) e no Espaço Barão (eventos), configurada para cada operação.
Decidir qual parte da operação precisa seguir o processo da empresa é decisão dela, e vem antes do sistema.